1. Niniejszy Regulamin określa zasady dokonywania rezerwacji, zameldowania, korzystania oraz wymeldowania z apartamentów zarządzanych przez StayFirst sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Złotej 75A/7, 00-819 Warszawa, NIP: 5273169019 (dalej: „StayFirst”).
2. Dokonanie rezerwacji jest jednoznaczne z zapoznaniem się i zaakceptowaniem postanowień niniejszego Regulaminu przez osobę dokonującą rezerwacji (dalej: „Gość”).
3. StayFirst działa jako operator obsługujący najem krótkoterminowy w imieniu właściciela lokalu lub na podstawie posiadanego umocowania prawnego.
4. Regulamin ma zastosowanie do wszystkich osób przebywających w apartamencie w ramach danej rezerwacji, w tym osób zaproszonych.
5. Gość dokonujący rezerwacji ponosi pełną odpowiedzialność za przestrzeganie Regulaminu przez wszystkie osoby, którym udostępnił pobyt w apartamencie.
1. Rezerwacji można dokonać: a) za pośrednictwem zewnętrznych platform rezerwacyjnych (np. Booking.com, Airbnb); b) bezpośrednio w StayFirst – telefonicznie, mailowo lub przez oficjalną stronę internetową; c) za pośrednictwem internetowego systemu rezerwacyjnego Hotres.
2. Potwierdzenie rezerwacji następuje po uiszczeniu całkowitej opłaty za pobyt lub wymaganego zadatku – zgodnie z warunkami wybranej oferty – oraz po otrzymaniu przez Gościa elektronicznego potwierdzenia rezerwacji.
3. Minimalny wiek osoby dokonującej rezerwacji wynosi 18 lat. StayFirst uprawniony jest do żądania okazania dokumentu tożsamości celem weryfikacji wieku.
4. Wysokość należności za pobyt uzależniona jest od wybranego terminu, liczby osób, standardu apartamentu oraz warunków taryfowych oferty.
5. W przypadku żądania wystawienia faktury VAT na rzecz podmiotu gospodarczego (firmy), Gość ma obowiązek zgłosić ten fakt oraz podać kompletne dane (w tym numer NIP) najpóźniej w momencie dokonywania rezerwacji lub opłacania pobytu. Późniejsza zmiana paragonu fiskalnego na fakturę dla przedsiębiorcy może okazać się niemożliwa z uwagi na obowiązujące przepisy podatkowe.
1. Zasady oraz koszty związane z anulowaniem rezerwacji regulują warunki wybranej przez Gościa oferty (taryfa elastyczna lub bezzwrotna).
2. Brak przyjazdu w zaplanowanym terminie (no-show) lub dobrowolne skrócenie pobytu przez Gościa nie stanowią podstawy do zwrotu wniesionych opłat za niewykorzystany okres, chyba że warunki oferty stanowią inaczej.
3. W przypadku odwołania rezerwacji z przyczyn leżących po stronie StayFirst, operator zobowiązany jest do zaproponowania alternatywnego lokalu o standardzie nie niższym niż zarezerwowany lub – w przypadku braku takiej możliwości – do zwrotu pełnej wpłaconej kwoty.
1. Zameldowanie w apartamencie odbywa się w formie zdalnej, poprzez dedykowany system online wskazany przez StayFirst. Gość zobowiązany jest do podania prawdziwych danych, akceptacji Regulaminu oraz przejścia ewentualnej weryfikacji tożsamości.
2. Instrukcje wejścia oraz indywidualne kody dostępu przekazywane są po spełnieniu warunków rezerwacji, w tym uregulowaniu pełnej płatności oraz zakończeniu procesu zameldowania online.
3. Klucze, karty, pastylki, piloty oraz kody dostępu są powierzane Gościowi wyłącznie na czas trwania pobytu. Zabrania się ich udostępniania osobom trzecim nieobjętym rezerwacją.
4. W przypadku zagubienia, zniszczenia lub niezwrócenia środka dostępu, Gość zostaje obciążony opłatą kompensacyjno-serwisową w wysokości: a) za fizyczny klucz tradycyjny: 300 zł; b) za pastylkę zbliżeniową, kartę lub pilot: 100 zł.
5. Opłaty, o których mowa w ust. 4, pokrywają koszty techniczne odtworzenia elementu i dezaktywacji zabezpieczeń. W przypadku konieczności wymiany wkładek zamków w drzwiach lub całego systemu kontroli dostępu z uwagi na rażące zaniedbanie Gościa, StayFirst ma prawo dochodzić pełnego odszkodowania odpowiadającego rzeczywistym kosztom poniesionym przez operatora.
6. Gość ma obowiązek niezwłocznie zgłosić utratę kontroli nad środkiem dostępu (np. zgubienie telefonu z aplikacją mobilną lub kluczy).
1. Doba pobytowa rozpoczyna się o godzinie 16:00 w dniu zameldowania, a kończy o godzinie 11:00 w dniu wymeldowania. Wcześniejsze zameldowanie lub późniejsze wymeldowanie wymaga wcześniejszego uzgodnienia ze StayFirst i zależy od aktualnej dostępności apartamentu.
2. W apartamentach i budynkach obowiązuje bezwzględne przestrzeganie ciszy nocnej w godzinach 22:00–6:00. W tym czasie zabronione jest głośne zachowanie, odtwarzanie muzyki oraz wszelkie działania zakłócające spokój sąsiadów.
3. W apartamentach obowiązuje bezwzględny zakaz organizowania imprez, wieczorów kawalerskich, panieńskich oraz zgromadzeń o charakterze towarzysko-imprezowym.
4. Liczba osób przebywających w apartamencie nie może przekraczać liczby osób zgłoszonych w rezerwacji.
5. Pobyt zwierząt domowych jest dopuszczalny wyłącznie w obiektach do tego przeznaczonych, po wcześniejszym zgłoszeniu i uiszczeniu stosownej opłaty. Wprowadzenie zwierzęcia bez zgody operatora skutkuje naliczeniem opłaty regulaminowej oraz dodatkowej opłaty kompensacyjnej w wysokości 300 zł.
6. W apartamentach, na balkonach, tarasach oraz w częściach wspólnych budynku obowiązuje bezwzględny zakaz palenia wyrobów tytoniowych, e-papierosów oraz wyrobów pokrewnych. Złamanie tego zakazu wiąże się z nałożeniem opłaty kompensacyjnej w wysokości 1000 zł z przeznaczeniem na specjalistyczne ozonowanie i czyszczenie lokalu.
7. Gość zobowiązany jest do bezpiecznego korzystania z urządzeń elektrycznych i AGD. Zabrania się pozostawiania włączonych urządzeń grzewczych (płyty grzewcze, piekarniki, żelazka) bez nadzoru oraz opuszczania apartamentu w sposób stwarzający zagrożenie pożarowe.
1. Gość dokonujący rezerwacji ponosi pełną odpowiedzialność materialną i prawną za wszelkie działania, zaniechania oraz zachowania osób trzecich, które wprowadził do apartamentu lub którym udostępnił dostęp do lokalu, niezależnie od faktu uwzględnienia tych osób w zgłoszeniu rezerwacyjnym.
1. W celu ochrony mienia oraz zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na terenie obiektu, w częściach ogólnodostępnych oraz przed wejściami do apartamentów mogą funkcjonować systemy monitoringu wizyjnego (rejestrujące obraz wyłącznie na zewnątrz lokali).
2. W apartamentach mogą być instalowane bezinwazyjne czujniki poziomu hałasu (mierzące wyłącznie natężenie dźwięku bez rejestrowania treści rozmów) oraz czujniki dymu. Uruchomienie alarmu pożarowego wskutek naruszenia zakazu palenia lub niewłaściwego korzystania z urządzeń generuje koszty interwencji służb, którymi obciążony zostanie Gość.
3. Wyzwolenie czujnika dymu lub przekroczenie dopuszczalnego poziomu decybeli (hałasu) stanowi uzasadnioną podstawę do pilnej weryfikacji stanu apartamentu przez upoważnionego pracownika StayFirst lub służbę ochrony.
4. Gość ma obowiązek wpuścić pracownika StayFirst do apartamentu i umożliwić mu przeprowadzenie kontroli w sytuacjach, o których mowa w ust. 3.
5. W przypadku odmowy wpuszczenia pracownika, braku kontaktu z Gościem lub utrudniania kontroli, pracownik StayFirst jest uprawniony do wejścia do apartamentu przy użyciu zapasowego klucza lub kodu awaryjnego w celu sprawdzenia stanu lokalu, usunięcia zagrożenia lub weryfikacji naruszeń Regulaminu.
1. W przypadku stwierdzenia naruszeń postanowień niniejszego Regulaminu (w szczególności zakazu organizowania imprez, przekraczania norm hałasu lub liczby osób), StayFirst lub powołana służba ochrony mają prawo podjąć interwencję.
2. Stwierdzenie podczas kontroli (lub wskutek odmowy jej przeprowadzenia) naruszeń Regulaminu, w szczególności organizowania imprezy, przekroczenia liczby osób, palenia wyrobów tytoniowych lub zakłócania spokoju, stanowi podstawę do rozwiązania umowy najmu ze skutkiem natychmiastowym z winy Gościa.
3. W przypadku rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym, Gość oraz osoby z nim przebywające mają obowiązek niezwłocznie opuścić apartament na wezwanie pracownika StayFirst lub ochrony. Uiszczona opłata za pobyt w takim przypadku nie podlega zwrotowi.
1. Gość ponosi pełną odpowiedzialność finansową za wszelkie szkody, zniszczenia lub ubytki w wyposażeniu apartamentu i budynku, które powstały z jego winy lub winy osób z nim przebywających.
2. StayFirst zastrzega sobie prawo do pobrania kaucji (depozytu zabezpieczającego) na poczet ewentualnych zniszczeń w wysokości do 1000 zł.
3. W przypadku stwierdzenia po wyjeździe Gościa zabrudzeń wykraczających poza standardowe sprzątanie (np. trudne plamy na tapicerce, materacach lub dywanach), Gość zostanie obciążony faktycznymi kosztami czyszczenia specjalistycznego (np. pranie tapicerki – od 200 zł, usuwanie uporczywych plam – od 300 zł).
4. Gość ma obowiązek zgłosić wszelkie usterki lub zniszczenia zastane w apartamencie niezwłocznie po zameldowaniu, drogą mailową lub przez system obsługi rezerwacji.
1. StayFirst nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług, jeżeli jest ono spowodowane okolicznościami o charakterze siły wyższej (w tym klęski żywiołowe, decyzje organów państwowych, strajki).
2. StayFirst nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w dostawie mediów (prąd, woda, gaz, ogrzewanie, internet), które wynikają z awarii zewnętrznych sieci przesyłowych lub działań dostawców miejskich/zewnętrznych. Przerwy takie nie stanowią podstawy do roszczeń odszkodowawczych wobec operatora.
1. Przedmioty osobistego użytku pozostawione przez Gościa w apartamencie po zakończeniu pobytu będą przechowywane przez okres 30 dni, po czym podlegają utylizacji.
2. Wysyłka lub zwrot pozostawionych rzeczy następuje na wyraźne życzenie i na koszt Gościa, w sposób uzgodniony ze StayFirst.
1. Wszelkie reklamacje związane z jakością świadczonych usług należy zgłaszać drogą elektroniczną na adres e-mail: kontakt@stayfirst.pl, w miarę możliwości w trakcie trwania pobytu, co pozwoli na szybką reakcję i usunięcie niedogodności.
2. Zgłoszone reklamacje rozpatrywane są przez StayFirst w terminie do 14 dni roboczych od dnia ich wpływu.
1. StayFirst zastrzega sobie prawo do odmowy zameldowania lub wydania kluczy osobie, która znajduje się pod widocznym wpływem alkoholu, środków odurzających lub zachowuje się agresywnie.
2. Gość zobowiązany jest do przestrzegania ogólnych przepisów porządkowych obowiązujących w budynku mieszkalnym, w którym znajduje się apartament.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego.
1. These Terms and Conditions set forth the rules for making reservations, checking in, using, and checking out of apartments managed by StayFirst sp. z o.o., with its registered office in Warsaw at ul. Złota 75A/7, 00-819 Warsaw, Tax ID (NIP): 5273169019 (hereinafter: “StayFirst”).
2. Making a reservation constitutes acknowledgment and acceptance of the provisions of these Terms and Conditions by the person making the reservation (hereinafter: “Guest”).
3. StayFirst acts as an operator managing short-term rentals on behalf of the property owner or pursuant to a legal authorization.
4. These Terms and Conditions apply to all persons staying in the apartment as part of a given reservation, including guests.
5. The Guest making the reservation bears full responsibility for ensuring that all persons to whom they have granted access to the apartment comply with these Terms and Conditions.
1. Reservations may be made: a) through external booking platforms (e.g., Booking.com, Airbnb); b) directly with StayFirst—by phone, email, or through the official website; c) through the Hotres online booking system.
2. The reservation is confirmed upon payment of the total fee for the stay or the required deposit—in accordance with the terms of the selected offer—and upon the Guest’s receipt of an electronic reservation confirmation.
3. The minimum age of the person making the reservation is 18 years. StayFirst reserves the right to request presentation of an identification document to verify age.
4. The amount due for the stay depends on the selected dates, the number of guests, the apartment’s standard, and the offer’s pricing terms.
5. If a VAT invoice is requested for a business entity (company), the Guest is required to notify StayFirst of this fact and provide complete details (including the tax identification number) no later than at the time of making the reservation or paying for the stay. Converting a fiscal receipt into an invoice for a business entity at a later date may not be possible due to applicable tax regulations.
1. The rules and costs associated with canceling a reservation are governed by the terms of the offer selected by the Guest (flexible or non-refundable rate).
2. Failure to arrive on the scheduled date (no-show) or voluntary shortening of the stay by the Guest does not constitute grounds for a refund of fees paid for the unused period, unless the terms of the offer state otherwise.
3. In the event of a reservation cancellation due to reasons attributable to StayFirst, the operator is obligated to offer an alternative accommodation of a standard no lower than that of the reserved unit or—if this is not possible—to refund the full amount paid.
1. Check-in for the apartment is conducted remotely via a dedicated online system provided by StayFirst. The Guest is required to provide accurate information, accept the Terms and Conditions, and undergo any necessary identity verification.
2. Entry instructions and individual access codes are provided once the booking conditions have been met, including full payment and completion of the online check-in process.
3. Keys, cards, access tokens, remote controls, and access codes are entrusted to the Guest solely for the duration of their stay. It is prohibited to share them with third parties not included in the reservation.
4. In the event of loss, damage, or failure to return an access device, the Guest will be charged a compensation and service fee in the amount of: a) 300 PLN for a traditional physical key; b) 100 PLN for a contactless tag, card, or remote control.
5. The fees referred to in paragraph 4 cover the technical costs of replacing the item and deactivating the security measures. If it becomes necessary to replace the lock cylinders in the doors or the entire access control system due to gross negligence on the part of the Guest, StayFirst has the right to seek full compensation corresponding to the actual costs incurred by the operator.
6. The Guest is required to immediately report the loss of control over the access device (e.g., loss of a phone with the mobile app or keys).
1. The stay begins at 4:00 p.m. on the check-in date and ends at 11:00 a.m. on the check-out date. Early check-in or late check-out requires prior arrangement with StayFirst and is subject to the apartment’s current availability.
2. Strict quiet hours must be observed in the apartments and buildings from 10:00 p.m. to 6:00 a.m. During this time, loud behavior, playing music, and any activities that disturb the peace of neighbors are prohibited.
3. It is strictly prohibited to organize parties, bachelor parties, bachelorette parties, or social gatherings of any kind in the apartments.
4. The number of people staying in the apartment may not exceed the number of guests listed in the reservation.
5. Pets are permitted only in designated areas, following prior notification and payment of the applicable fee. Bringing a pet into the property without the operator’s consent will result in the imposition of the standard fee plus an additional compensation fee of 300 PLN.
6. Smoking of tobacco products, e-cigarettes, and related products is strictly prohibited in the apartments, on balconies, on terraces, and in the building’s common areas. Violation of this prohibition will result in a compensation fee of 1,000 PLN to cover the cost of specialized ozone treatment and cleaning of the premises.
7. Guests are required to use electrical appliances and household appliances safely. It is prohibited to leave heating appliances (stoves, ovens, irons) turned on and unattended, or to leave the apartment in a manner that poses a fire hazard.
1. The guest making the reservation bears full financial and legal responsibility for any actions, omissions, or conduct of third parties whom they have brought into the apartment or to whom they have granted access to the premises, regardless of whether such persons were included in the reservation request.
1. To protect property and ensure the safety of persons on the premises, video surveillance systems (recording footage exclusively outside the premises) may be in operation in common areas and in front of apartment entrances.
2. Non-intrusive noise level sensors (which measure only sound intensity without recording the content of conversations) and smoke detectors may be installed in the apartments. Triggering a fire alarm due to a violation of the no-smoking policy or improper use of equipment will result in emergency service response costs, which will be charged to the Guest.
3. The activation of a smoke detector or exceeding the permissible decibel (noise) level constitutes a valid basis for an urgent inspection of the apartment’s condition by an authorized StayFirst employee or security personnel.
4. The Guest is required to allow a StayFirst employee into the apartment and permit them to conduct an inspection in the situations described in paragraph 3.
5. In the event of a refusal to admit an employee, failure to contact the Guest, or obstruction of the inspection, a StayFirst employee is authorized to enter the apartment using a spare key or emergency code in order to check the condition of the premises, eliminate any hazard, or verify violations of these Terms and Conditions.
1. In the event of violations of the provisions of these Terms and Conditions (in particular, the prohibition on hosting parties, exceeding noise limits, or exceeding the maximum number of occupants), StayFirst or the appointed security service has the right to intervene.
2. The discovery during an inspection (or as a result of a refusal to allow an inspection) of violations of these Rules and Regulations—in particular, hosting a party, exceeding the occupancy limit, smoking tobacco products, or disturbing the peace—constitutes grounds for immediate termination of the lease agreement due to the Guest’s fault.
3. In the event of immediate termination of the agreement, the Guest and any persons staying with them are required to leave the apartment immediately upon request by a StayFirst employee or security personnel. In such a case, the payment made for the stay is non-refundable.
1. The Guest bears full financial responsibility for any damage, destruction, or loss of furnishings in the apartment and the building caused by the Guest or persons staying with the Guest.
2. StayFirst reserves the right to collect a security deposit of up to 1,000 PLN to cover any potential damage.
3. If, after the Guest’s departure, soiling is found that exceeds the scope of standard cleaning (e.g., difficult stains on upholstery, mattresses, or carpets), the guest will be charged the actual costs of specialized cleaning (e.g., upholstery cleaning—starting at 200 PLN, removal of stubborn stains—starting at 300 PLN).
4. The guest is required to report any defects or damage found in the apartment immediately upon check-in, either by email or through the reservation system.
1. StayFirst shall not be liable for non-performance or improper performance of services if such failure is caused by circumstances constituting force majeure (including natural disasters, decisions by government authorities, and strikes).
2. StayFirst shall not be liable for interruptions in the supply of utilities (electricity, water, gas, heating, internet) resulting from failures in external transmission networks or the actions of municipal or external suppliers. Such interruptions do not constitute grounds for claims for damages against the operator.
1. Personal items left by the Guest in the apartment after the end of the stay will be stored for a period of 30 days, after which they will be disposed of.
2. The shipment or return of items left behind shall take place at the Guest’s express request and expense, in a manner agreed upon with StayFirst.
1. Any complaints regarding the quality of services provided must be submitted electronically to the email address: kontakt@stayfirst.pl, preferably during the stay, to allow for a prompt response and resolution of the issue.
2. Submitted complaints are reviewed by StayFirst within 14 business days of receipt.
§ 13. Final Provisions
1. StayFirst reserves the right to refuse check-in or to hand over keys to any person who is visibly under the influence of alcohol or intoxicating substances, or who behaves aggressively.
2. Guests are required to comply with the general rules and regulations in effect in the residential building where the apartment is located.
3. In matters not covered by these Terms and Conditions, the relevant provisions of generally applicable Polish law shall apply.